Lavoro, 6 consigli d’oro per non essere schiavi delle mail

21/12/2015
1. Come non diventare schiavi delle e-mail / Disattiva le notifiche automatiche della posta
Primo consiglio utile: se non l'hai già fatto, disattiva le notifiche automatiche della posta elettronica. Sono quelle che appaiono sullo schermo anche quando non stai guardando la casella e-mail, compreso il “beep” acustico.

Si eliminano un sacco di distrazioni inutili. «Attento però anche a togliere il “beep” dal tuo smartphone - ricorda Susan Lasky, consulente aziendale specializzata nell'aumentare la produttività dei lavoratori - altrimenti “spegnere” le mail sul Pc non ha senso». E se mi scrivono qualcosa di urgente? Ecco come fare.
2. Come non diventare schiavi delle e-mail / Inserisci la risposta automatica
Se non ci sono urgenze apocalittiche o specifiche deadline, nessuno vieta di inserire la risposta automatica: un semplice “in questo momento non sono in ufficio, leggerò le mail alle ore XY. Per urgenze chiamare il numero YX” (magari un centralino o una segreteria che faccia da filtro). E' però fondamentale ricordarsi di controllare la casella di posta all'orario stabilito. Ma ci sono anche altre strade per aumentare la produttività evitando di essere interrotti ogni minuto da messaggi di posta. Per esempio cancellarsi dalle mailing list inutili. Vediamo come fare (e cosa dice la legge).
3. Come non diventare schiavi delle e-mail / Cancellati dalle mailing list inutili
Un piccolo sforzo che vi darà un grande sollievo nel medio-lungo periodo: cancellatevi da tutte le mailing list che reputate inutili. Per legge, devono adempiere alle vostre richieste e lasciarvi in pace. E se non bastassero le richieste “amichevoli”, come spiega l'Aduc, si può agire in modo formale inviando una raccomandata AR con richiesta di cancellazione dei dati, riferendosi all'articolo 7 del Codice della privacy (decreto legislativo 196/2003). Ok, e le mail non spedite in modo automatico?
4. Come non diventare schiavi delle e-mail / Controlla la posta elettronica solo ogni tanto
Più in generale, bisogna impedire al flusso di mail di interrompere continuamente il nostro lavoro. E' necessario stabilire un lasso di tempo, quello che ritenete più adatto al vostro lavoro, prima dei quali vi dovete “impedire” di guardare le mail. «Diversi studi dimostrano che l'essere “multitasking” ci rallenta in ogni cosa - spiega Dave Baggett, fondatore di Inky, una piattaforma per la gestione del traffico mail - quindi è meglio controllare la posta solo ogni tanto», concentrandosi sul lavoro che si sta svolgendo. Veniamo ora a chi perde troppo tempo nello scrivere le mail.
5. Come non diventare schiavi delle e-mail / Impara a scrivere per punti chiave
Se sei una persona che perde troppo tempo a scrivere le singole mail, il consiglio è quello di ripensare il tuo approccio. Devi imparare l'arte della sintesi. E per questo, spiega ancora Susan Lasky, l'esercizio migliore è quello di scrivere per punti chiave (i cosiddetti “bullet point”). Hai bisogno di essere più verboso, di entrare nei dettagli, di spiegare tutto? Allora forse la mail non è il mezzo migliore per la tua comunicazione. E arriviamo così all'ultimo consiglio.
6. Come non diventare schiavi delle e-mail / Non dimenticarti che hai dei piedi e un telefono
E' davvero così necessario mandare mail anche al collega che lavora a quindici metri da noi? Va bene, la posta elettronica è comoda perché lascia una traccia ed è “asincrona” (si può leggere in un altro momento rispetto a quando arriva), ma siamo sicuri che - in fondo - non sia meglio andare a trovare il collega di persona e parlargli a quattr'occhi? Va bene, avete ragione: solo per i più simpatici. Per quelli antipatici c'è, appunto, la mail.

Fonte:http://www.ilsole24ore.com/art/tecnologie/2015-12-09/come-non-diventare-schiavi-e-mail-inserisci-risposta-automatica-163448.shtml?uuid=ACUNH4pB&nmll=2707#navigation

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